VNPT ứng dụng AI số hóa gần 200.000 trang văn bằng, chứng chỉ tại Cần Thơ và An Giang

Giải bài toán số hóa dữ liệu giáo dục quy mô lớn

Trong tiến trình chuyển đổi số ngành Giáo dục, việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bằng, chứng chỉ (VBCC) có vai trò quan trọng trong hiện đại hóa công tác quản lý, lưu trữ và xác thực thông tin. Tuy nhiên, số hóa khối lượng hồ sơ lớn, được hình thành qua nhiều giai đoạn với biểu mẫu và chất lượng tài liệu không đồng nhất, đặt ra không ít thách thức về công nghệ, nhân lực và tiến độ triển khai.

Trước yêu cầu đó, VNPT-IT, trực tiếp là Trung tâm MDS, đã phối hợp cùng VNPT Cần Thơ và VNPT An Giang triển khai giải pháp số hóa VBCC cho Sở Giáo dục và Đào tạo hai địa phương, ứng dụng nền tảng VNPT eDIG kết hợp công nghệ AI đa phương thức để tự động hóa quá trình nhận dạng, bóc tách và chuẩn hóa dữ liệu.

Tại Cần Thơ, dự án thực hiện số hóa hơn 52.000 trang tài liệu trong 20 ngày. Trong khi đó, khối lượng tại An Giang dự kiến vượt 150.000 trang, với thời gian triển khai tương đương.

Đáng chú ý, nguồn dữ liệu trải dài từ năm 1985 đến năm 2025, bao gồm bằng tốt nghiệp THPT, THCS và nhiều loại chứng chỉ khác nhau. Hệ thống phải xử lý khoảng 80 dạng biểu mẫu, sổ lưu trữ với nhiều đặc điểm phức tạp như tài liệu cũ bị mờ, ố màu, chữ viết tay, bảng biểu thiếu thống nhất hoặc thông tin phân bổ trên nhiều trang.

Đặc thù của dữ liệu VBCC đòi hỏi độ chính xác cao, đặc biệt đối với các trường thông tin quan trọng như họ tên, ngày sinh, số hiệu văn bằng và số vào sổ. Vì vậy, giải pháp không chỉ tập trung vào tốc độ xử lý mà còn chú trọng khả năng kiểm tra, đối chiếu và bảo đảm tính nhất quán của dữ liệu đầu ra.

Ứng dụng AI, nâng năng suất xử lý lên gấp 10 lần

Điểm nổi bật trong quá trình triển khai là việc ứng dụng AI đa phương thức vào nhận dạng và bóc tách dữ liệu từ các biểu mẫu có cấu trúc phức tạp.

Thông qua nền tảng VNPT eDIG, hệ thống có khả năng tự động phân tích bố cục tài liệu, nhận diện bảng biểu, xác định các trường thông tin và liên kết dữ liệu giữa nhiều trang. Công nghệ AI còn hỗ trợ xử lý các vùng ảnh chất lượng thấp, nhận diện ký hiệu viết tắt và chuẩn hóa kết quả theo yêu cầu nghiệp vụ.

Thay vì nhập liệu thủ công từng trang, quy trình được chuyển sang mô hình AI thực hiện bóc tách dữ liệu, nhân sự tập trung kiểm tra, đối chiếu và xác nhận kết quả. Cách tiếp cận này giúp giảm đáng kể thao tác lặp lại, đồng thời tăng khả năng kiểm soát chất lượng trên toàn bộ khối lượng hồ sơ.

Theo kết quả ghi nhận bước đầu, hệ thống đã xử lý hơn 5.758 tệp tài liệu, tương đương khoảng 200.000 trang, với thời gian vận hành bóc tách liên tục hơn 100 giờ. Việc tối ưu mô hình nhận dạng kết hợp bốn luồng xử lý song song giúp năng suất đạt trên 1.000 trang/giờ.

Đặc biệt, theo đánh giá của nhóm dự án, tốc độ xử lý có thể đạt khoảng 10 lần so với phương pháp nhập liệu thủ công, với tỷ lệ chính xác các trường dữ liệu được ghi nhận khoảng 95%. Hệ thống đồng thời áp dụng cơ chế đối chiếu tự động theo bộ quy tắc nghiệp vụ để phát hiện thông tin thiếu, sai lệch hoặc trùng lặp trước khi chuyển sang bước kiểm tra chuyên môn.

Những kết quả này cho thấy tiềm năng ứng dụng AI trong giải quyết các bài toán số hóa dữ liệu chuyên ngành có khối lượng lớn, yêu cầu xử lý nhanh nhưng vẫn cần bảo đảm chất lượng và tính chính xác.

Phối hợp đồng bộ từ công nghệ đến triển khai thực tế

Bên cạnh yếu tố công nghệ, hiệu quả của dự án còn đến từ mô hình phối hợp giữa VNPT-IT và các đơn vị VNPT địa bàn.

Ngay từ giai đoạn triển khai, các đơn vị đã thống nhất quy trình tiếp nhận, quản lý và xử lý dữ liệu; chuẩn hóa cấu trúc thư mục, biểu mẫu đầu ra và phương thức kiểm tra, đối soát. Việc tổ chức xử lý tập trung theo từng đợt giúp các bên chủ động theo dõi tiến độ, kiểm soát khối lượng và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.

Trung tâm MDS đảm nhiệm vai trò triển khai giải pháp công nghệ, phối hợp với VNPT Cần Thơ, VNPT An Giang và khách hàng trong quá trình kiểm tra, hoàn thiện dữ liệu. Các trường hợp nhận dạng chưa chính xác hoặc cần xác minh được rà soát, đối chiếu với tài liệu gốc trước khi xác nhận kết quả.

Đến nay, dự án tại Cần Thơ đã hoàn tất thủ tục nghiệm thu, bàn giao. Đối với An Giang, các đơn vị đang tiếp tục phối hợp rà soát, đối soát dữ liệu, hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu và các thủ tục liên quan, hướng tới hoàn tất trong tháng 11/2026.

Mở rộng khả năng ứng dụng AI trong số hóa dữ liệu chuyên ngành

Việc triển khai giải pháp số hóa VBCC tại Cần Thơ và An Giang là minh chứng cho năng lực kết hợp giữa công nghệ AI, kinh nghiệm xử lý dữ liệu và mô hình phối hợp triển khai của VNPT-IT cùng các đơn vị VNPT địa bàn.

Không dừng lại ở chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng điện tử, giải pháp hướng tới hình thành nguồn dữ liệu VBCC có cấu trúc, tạo nền tảng phục vụ công tác quản lý, tra cứu, xác thực thông tin và cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ.

Từ kết quả triển khai tại hai địa phương, mô hình ứng dụng AI kết hợp kiểm chứng nghiệp vụ mở ra khả năng nhân rộng trong ngành Giáo dục cũng như các lĩnh vực có nhu cầu số hóa hồ sơ lớn, dữ liệu phức tạp.

Thông qua việc đưa công nghệ vào giải quyết những bài toán thực tiễn, VNPT tiếp tục đồng hành cùng các địa phương trong hành trình chuyển đổi số, từng bước chuyển hóa tài liệu lưu trữ thành nguồn dữ liệu số có giá trị, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng phục vụ người dân